マイナンバー通知まであと僅か準備は進んでいますか? 何をしなければならないか、7つのチェックポイント

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マイナンバー通知まであと僅か準備は進んでいますか? 何をしなければならないか、7つのチェックポイント

事業者は、源泉徴収票の作成や社会保険の手続などにおいて、書類に従業員等のマイナンバーを記載することになるため、従業員等からマイナンバーの提供を受けることになります。このマイナンバーは、適切な管理・保管が義務付けられているため、事業者はそのための対策を講じていかなければなりません。

具体的に何をしなければならないのかについては、内閣府から「マイナンバー導入チェックリスト」が公表されています。ここには従業員数の少ない事業者向けに、7つのチェックリストが記載されています。ご参考いただきながら、適切な運営ができるように対策を講じていきましょう。
● チェックリスト(内閣府「マイナンバー導入チェックリスト」より一部改変)

<担当者の明確化と番号の取得>

□ マイナンバーを扱う人を、あらかじめ決めておきましょう(給料や社会保険料を扱っている人など)。
□ マイナンバーを従業員から取得する際には、利用目的(「源泉徴収票作成」「健康保険・厚生年金保険届出」「雇用保険届出」)を伝えましょう。
□ マイナンバーを従業員から取得する際には、番号が間違っていないかの確認と身元の確認が必要です。顔写真の付いている「個人番号カード」か、10月から届くマイナンバーが書いてある「通知カード」と「運転免許証」などで確認を行いましょう。
※ 従業員で身元の確認が十分できている場合は、番号だけ確認します。
※ アルバイトやパートの方も、マイナンバーの番号確認や身元確認が必要となります。

<マイナンバーの管理・保管>

□ マイナンバーが記載された書類は、カギがかかる棚や引き出しに大切に保管するようにしましょう。無理にパソコンを購入する必要はありません。
□ パソコンがインターネットに接続されている場合は、ウィルス対策ソフトを最新版に更新するなどセキュリティ対策を行いましょう。
□ 従業員の退職や契約の終了などでマイナンバーが必要なくなったら、細かく裁断するなどマイナンバーの書いてある書類を廃棄、又はパソコンのデータを削除しましょう。(書類の保存期間が法律で定められている場合には、書類の保存期間が過ぎてから廃棄処分を行います)

<従業員の皆さんへの確認事項>

□ 内閣府などが公表している資料を掲示板に貼るなどして、従業員の皆さんに通知が届く時期や何に使うかなど、基本的なことを知ってもらいましょう。

カテゴリー: 金融・税務

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